Hankkeen alussa hallintoryhmällä ja eritoten projektipäälliköllä riittää kiireitä. Meillä on seitsemän hengen hallintoryhmä, joka käsittelee suuret linjaukset, ja työrukkasena projektipäällikkö ja hänen apulaisensa, jotka toteuttavat käytännön toimia. Hallintoryhmä näkyykin blogikuvassa pitämässä aloituskokoustaan. Projektipäällikkö Marja-Liisa on vasemmalla takana ja hänen apulaisensa Tarja on vasemmalla edessä. Muut jäsenet ovat oikealta takaa Liisa (kuoron taloudenhoitaja), Merja (kuoron puheenjohtaja), Päivi (kuoron sihteeri) ja Heli, jolla on aiempaa kokemusta Erasmus-hankkeesta Barissa. Kuvasta puuttuu kääntäjämme Kate.
Ihan ensimmäisenä meidän piti allekirjoittaa GRANT AGREEMENT eli sopimus kuoromme ja Opetushallituksen välillä. Sopimuksessa sitoudumme päävastuullisena toteuttamaan hankesuunnitelman mukaisen toiminnan. Ja tietysti sopimuksessa on monenlaisia ehtoja ja klausuuleja, yhteensä 67 sivua liitteineen! Tämän jälkeen tilillemme pompsahti 60 000 euroa.
Lisäksi meidän tuli laatia erillinen sopimus kuorojen välille, ja sen liitteissä tarkasti kuvata partnerin tehtävät ja yksityiskohtainen budjetti. Sopimuksessa on myös määritelty vaiheet, joiden mukaan kumppanikuoro saa hankerahaa. Tässä ensikertalaisilla olikin kovasti pähkäilemistä.
Yhteistyö sopimuksen sisällön laatimisessa italialaisen L.A. Choruksen edustajien, Alessandron ja Mariangelan, kanssa on ollut tiivistä. Sähköposteja on lähetelty tiuhaan ja Zoom-palavereja pidetty. Kuorojen johtajat, Rita ja Alessandro, ovat vielä lisäksi viestitelleet ohjelmiston suunnittelun, nuottien lähettämisen ja suomen kielen ääntämisohjeiden tiimoilta. Esimerkiksi ääntämisohjeisiin on tehty tallenteita. Mehän viemme ensi lokakuussa Italiaan suomalaista ohjelmistoa yhdessä esitettäväksi.
On se onni, että meillä on käytössä nämä digitaaliset työkalut!
Kirjoittaja: Tarja Ahopelto